Cum sa nu pierzi vremea (la intalniri).

Vrand-nevrand intru in al 21-lea an de “aflat in treaba” si totalizez mii de ore de prezentari, intalniri pe proiecte, samd. Imi plac povestile, recunosc. Imi face o deosebita placere sa schimb idei si experiente cu oamenii inclusiv cu clientii nostri. Dar, o intalnire in care avem treaba tot o intalnire in care avem treaba ramane, totusi, asadar si prin urmare treaba trebuie facuta, deciziile luate si timpul folosit parcimonios pentru ca in esenta, e singurul “lucru” care poate fi pierdut irecuperabil. Iar cum noi suntem o firma de consultanta de brand si design, valoarea proiectelor noastre este data de folosirea timpului nostru in avantajul clientului. Si al nostru, desigur, pentru ca pana la urma timp facturam. Aici incape si o alta discutie despre ce inseamna acel timp facturat insa o sa-mi bat capul sa scriu despre asta alta data. Asadar, cate ceva din lectiile invatate pe propria-mi piele si puse apoi in practica:

1. Agenda discutie trebuie stabilita anterior cu cateva zile (minim una) iar subiectele definite precis. La fel si participantii, locatia si durata intalnirii.

2. Punctualitatea este politetea regilor, cum spune un om mult mai destept decat mine, asa ca a ajunge cu 5-10 minute mai devreme e chiar util.

3. Inceperea si sfarsitul intalnirii trebuie sa fie conform planului agreat.

4. Subiectele trebuie bifate rand pe rand si rezolvate.

5. Toate informatiile necesare intalnire trebuie sa fie la indemana inaintea si in timpul acesteia.

6. Hartia si creionul sunt foarte utile.

7. Telefoanele raman inchise pe durata intalnirii. Fara sms-uri, emailuri, etc.

8. Nu intrerupe un vorbitor iar cand vorbesti fii concis si ramai la subiect.

9. Exemplele care sa ilustreze ceea ce vrei sa transmiti sunt intotdeauna binevenite.

10. Poti sa nu fii de acord cu mine, chiar te rog.

11. Chit-chatul separat si in soapta intre 2 sau mai multe persoane este o “bisericuta” deloc utila, politicoasa si agreabila.

12. Participarea ca simplu act de prezenta a unor oameni este total contraindicata. Cei care participa trebuie sa fie implicati, participativi si responsabili, “figuratia” chiar nu are nici un sens.

13. Consensul e bun dupa ce s-au rezolvat si negociat toate punctele din agenda.

14. Stabileste pasii urmatori si responsabilii, calendarul si eventual, daca se poate, urmatoarea intalnire.

15. Transmiterea unui e-mail (fax, porumbel calator sau gand telepatic in scris) cu concluziile intalnirii intr-un interval de 24 de ore inseamna mult, poate chiar totul ca respectiva intalnire sa nu devina timp pierdut.

Tagged with:
Posted in atitudine, management, Uncategorized
%d bloggers like this: